事務局職員の募集

国連UNHCR協会　管理部門統括　募集要項

管理部門統括（CAO：チーフアドミニストラティヴオフィサー）
レポート先：事務局長
直属の部下数： 9人
雇用契約：当初6か月は有期の契約職員として雇用するが、更新時には実績を踏まえ正職員としての雇用を検討する。

【背景および業務範囲】

国連UNHCR協会は、国際連合の難民支援機関であるUNHCR（国連難民高等弁務官事務所）の日本における公式支援団体として、2000年の設立以来成長を続け、日本の市民社会からの難民支援に大きく貢献してきました。
国際NGOとして日本を代表する存在となり、UNHCRの民間連携部門を支えるトップレベルのナショナルパートナー（日本を含め米国、ドイツ、スペイン、オーストラリア等世界9ヵ国にある公式支援団体）となったいま、当協会のさらなる発展を支えるために組織の根幹を成す管理部門を一層強化するため、その規模と成長性にふさわしい人材を迎えることは、最も重要な課題のひとつです。またUNHCRの民間連携部門拡大のために、UNHCRや他のナショナルパートナーとの意思疎通を常に図り、積極的に提案を行うことも国連UNHCR協会に期待されており、国際経験豊かで国連の人道支援に貢献しようという熱意のある方の応募を期待しています。
CAOは、アドミニストレーショングループを統括し、経理・財務・法務ユニット、総務・人事ユニット、情報セキュリティチームを監督します。
具体的には、経理、財務、法務を通じて内部及び外部のステークホルダーと積極的に関わり、当協会の運営を効果的、効率的で健全な状態であるよう維持するほか、人事制度とその運用、給与計算および福利厚生、人材育成、総務（理事会・社員総会の事務局業務を含む）における業務遂行に責任を持ちます。また、理事会および事務局経営層に対し、労働関連法をはじめとする法令に基づく人事および人に関わるリスクマネジメントについての施策を提言し、実行します。さらに、事務局職員の職場環境を改善し、その状況を理事会および事務局経営層に報告します。
日本の市民社会からの難民支援を推進する当協会の活動に、自らの業務を通じて貢献するCAOの主な業務範囲は以下の通りですが、必ずしもこれに限定するものではありません。

1. 経理（財務会計：日常経理業務、月次報告、年次決算：理事会、社員総会、東京都、UNHCRへの報告等の提出を含む）
2. 財務（管理会計：年次予算策定および予算実績管理。キャッシュフローマネジメントおよび投資管理、月次報告、四半期報告、年次報告の理事会、UNHCRへの提出を含む）
3. 法務（認定NPO法人としてのコンプライアンス、GDPRを含む情報セキュリティ、エンタープライズリスクマネジメント、UNHCRおよび他のステークホルダーとの契約締結および管理）
4. 人材マネジメント（人事制度：人事制度が機能していることをモニタリングし、必要に応じ制度改定を提案し実現する。人材育成：協会が求める人材要件および職員のニーズに合致した人材育成プログラムを設計し導入する。採用：協会内の採用活動をモニタリングし、必要な知見を提供する）
5. 労務（給与計算および福利厚生：人事制度に規定された給与計算の確実な実行を監督し、衛生委員会主宰を含む日々の労務関連業務、勤怠管理施策等人事制度の確実な実行を統括する）
6. 総務（理事会・社員総会事務局業務：理事会・社員総会の事務局として代表理事と事務局長を補佐し、会議の招集、議事進行サポート、議事録作成等会議運営全般を行う。総務業務：施設、設備、備品等を含む物理的な職場環境の整備および改善を統括する）

【主な業務とその内容】

CAOはその職務において以下の事項を実現します。

• 国連UNHCR協会がそのミッションを遂行するために、すべての経理、財務、総務、人事に関する活動を特定非営利活動推進法およびその他の法令に基づき適切に行うこと
• 国連UNHCR協会が日本社会における代表的NPOの一員として説明責任を果たせるよう、組織のガバナンスを常に適切に機能させること
• 国連UNHCR協会がゴーイングコンサーンとして継続的に健全な難民支援組織であり続けるために、投資管理およびコスト管理を行い、財務リスクを適切にコントロールすること
• 国連UNHCR協会の財務状況に関する、監督官庁、UNHCR、寄付者および市民社会への報告義務を果たすこと
• 国連UNHCR協会が法令およびコンプライアンス（情報セキュリティを含む）を遵守し、監督官庁およびUNHCR等の関連機関、取引先等の外部ステークホルダーとの健全な関係を維持すること
• 国連UNHCR協会の職員がやりがいをもって働き、組織に貢献し、活躍し続けることのできる人事制度を設計し、運用し、またそれを支える職場環境の整備と改善を通じ、職員が豊かな人生を送る場を提供すること
• 国連UNHCR協会の職員が法令、規程、行動規範およびその他のポリシーを遵守し、組織の健全な運営に貢献すること

CAOの主な業務の内容は以下の通りです。
当協会の経理財務法務全般の統括

• 当協会の戦略方針立案およびその実施にあたり、経営陣および部門長に経理財務法務の観点から分析及び意見を提供すること。また経理財務及び法務に関する主要リスクを低減および管理すること
• 各部門の予実管理をサポートし、当協会全体の予実管理を管掌すること
• 当協会事業に関わる各種法令および規制（特定非営利活動促進法、認定NPO認定基準、各税法、個人情報保護法、GDPR対応等）に関するコンプライアンス遵守を統括すること

内部外部機関への報告

• 理事会、社員総会への予算および決算報告の提出
• UNHCRへの年次予算および四半期ごとの実績報告レポート（数値編、文章編）の提出
• 駐日事務所や民間連携部門をはじめとするUNHCR各部門とのリエゾン業務（定期的な確認、説明、交渉など）
• 監督官庁である東京都への報告書等の提出および認定NPO認定審査への対応（NPO事業報告書、認定NPO役員報酬規程等報告書、5年ごとの認定NPO認定更新申請書、役員変更届、代表理事変更届、定款変更届等）

経理財務の業務の統括

• 経理財務業務の設計と運用
• 主計業務統括（公益法人会計基準に基づく月次決算、年次決算、監事監査、監査法人監査対応を含む）
• 寄付金入金、UNHCRへの送金、取引先への請求書支払、職員の立替経費精算等の承認
• キャッシュフロー管理（UNHCRへの送金額の意思決定プロセスに関与し、適正な資金規模の維持をモニタリング）
• 投資資金管理ならびに内部投資システムの設計と運用
• FP&A業務統括（経理システム（freee、NetSuite）とFP&Aシステム（Workday Adaptive Planning）との連携、月次年次予実管理を含む）
• UNHCR本部とのルーティン・コミュニケーションと各国のナショナルパートナーの財務責任者が参加するFinancial Directors’ Meetingへの出席
• 税務署による税務調査への対応

法務関連業務の統括

• UNHCR、各国のナショナルパートナー、企業団体、取引先、個人等との間で当協会が締結するすべての契約が正しく締結されていることの確認
• 当協会が法令を守り適正な活動を行っていることの確認
• 理事会および事務局経営陣に対する法的アドバイスの提供
• 情報セキュリティチームの統括：当協会の個人情報保護および情報セキュリティ強化に向けた年間の活動計画の立案と実行のリード

当協会の総務人事全般の統括

• 当協会の戦略方針立案およびその実施にあたり、経営陣および部門長に総務人事の観点から分析及び意見を提供すること、また総務人事に関する主要リスクを低減および管理すること
• 各部門の人材マネジメントをサポートし、当協会全体の人事制度の設計および運用を管掌すること。また、人事制度が最大限機能するような人材育成プログラムを設計し運用すること
• 当協会における各種法令、規制、規程、行動規範、ポリシー（特定非営利活動促進法、認定NPO認定基準、各労働法、就業規則等の協会規程、行動規範等）に関するコンプライアンス遵守を統括すること
• 代表理事をサポートし、理事会、JNAG (Joint Nomination Advisory Group)、社員総会等の運営を統括し、協会の適切なガバナンスを機能させること

ボードマニュアルに基づく役員および事務局長の選任と評価プロセスの運営統括

• 理事、監事、事務局長の選任、および事務局長の評価に関し、代表理事をサポートし、JNAGの組成および運営、理事会への提出および承認、社員総会への提出および承認の一連のプロセスの運営を統括する。社員の選任および退任プロセスも含む
• 代表理事交代時および役員交代時に必要な監督官庁への書類および報告書の提出ならびに関連する手続き（法務省局での変更登記、東京都への代表理事変更届および役員変更届など）の実行

人事業務の統括

• 人事制度に則って行う人事異動、評価プロセス、報酬決定および通知等、人事業務の設計と運用
• 毎月の給与計算業務（社会保険含む）と勤怠管理システムの運用管理
• 日々発生する労務問題に関するスーパーバイズ。労働法令に基づく労務施策の実施（ハラスメント防止含む）。コンプライアンスホットラインの協会窓口として、必要に応じコンプライアンス委員会および顧問弁護士と連携。ハラスメント防止等コンプライアンス研修の実施
• 衛生委員会の開催と運営、職員の安全管理体制の推進（産業医面談、従業員支援システム（EAP）、安否確認システムの運用等）、職場環境調査の実施
• 女性活躍推進、障がい者雇用推進
• 国や自治体の労働施策への対応
• 各部門およびFP&Aチームと連携のもと、人件費コスト計算とFP&Aシステム (Workday Adaptive Planning) への投入

人事業務の統括

• 協会の資産、備品、文書が正しく管理されていることの確認
• オフィス賃貸借契約の締結および管理
• オフィススペースの職場環境が整っていることの確認
• 保険関連業務の統括
• 備品消耗品発注の管理
• 消防計画等防災計画および防災訓練の統括

総務人事ユニットならびに経理財務法務ユニットのマネジメント

• 総務人事ユニットと経理財務法務ユニットを統括し、メンバーの目標管理、業績評価、人材育成に責任を持つ
• メンバーとの双方向コミュニケーションの機会を生かし、ユニットとしての業績向上につなげる

【応募資格】

• 国際的な組織あるいは企業における７年以上または同等の管理部門幹部としての経験
• 日本における経理、財務、人事、労務関連業務に関する豊富な知識と経験 非営利組織での経験尚可
• 企業、団体の組織全体のマネジメントに関わった経験
• 自身で分析してレポートを作成し、プレゼンテーションする能力
• ITシステムおよびセキュリティ対策への適応能力
• 日本語および英語による職務遂行能力
• MBA、公認会計士、米国公認会計士の資格があれば尚可
• 難民支援、人道支援への熱意

【雇用条件等】

• 雇用形態：当初6か月は有期雇用の契約職員として雇用するが、更新時には実績を踏まえ正職員としての雇用を検討する　※定年65歳
• 勤務地：東京都港区南青山の当協会事務所での勤務および自宅等でのテレワーク
• 待遇：能力、経験に応じて当協会規程に基づき決定。社会保険完備、交通費等支給
• 勤務時間：1か月を清算期間とするフレックスタイム制度に準ずる
• 休日休暇：土日・祝日休、年次有給休暇、夏季休暇、年末年始休暇等
• 勤務開始日：2024年9月　※応相談

【応募方法】

以下の書類を、メール添付または郵送にてお送りください。

• 履歴書（和文および英文、できれば写真貼付）
• 職務経歴書（和文および英文）
• 志望動機書（和文および英文、A4一枚以内）

応募書類送付先：
E-mail：job@japanforunhcr.org
郵送： 〒107-0062　東京都港区南青山6-10-11 ウェスレーセンター3F
国連UNHCR協会事務局　人事担当宛
※メール件名または封書宛名に「事務局人事担当宛」と明記のこと。

【選考方法】

書類審査を通過後、1次面接、2次面接および小プレゼンテーション（例：このポジションで実現したいこと）、信用照会（3名）
※応募書類は当協会で適切に管理し、選考以外に使用することはありません。
※応募書類は返却しませんので、予めご了承ください。
　不採用の場合には選考終了後1か月以内に当協会にて廃棄いたします。